E-Certificate – ekolumajangdotcom

Saat kita menyelenggarakan suatu kegiatan baik pelatihan, seminar, workshop, simposium, atau lainnya, maka umumnya panitia akan menyediakan sertifikat sebagai bukti yang menunjukkan nama yang tersebut dalam sertifikat memang terdata baik menjadi peserta, narasumber, maupun panitia dalam kegiatan tersebut. Sertifikat biasanya diperlukan untuk pemenuhan berbagai persyaratan seperti pemenuhan dokumen angka kredit pejabat fungsional, melamar pekerjaan, dan lain-lain.

Dimasa pandemi covid 19 ini, banyak tawaran pelatihan yang bisa diikuti dengan tawaran sertifikat elektronik baik gratis maupun berbayar. Sertifikat elektronik ini biasanya dikirim kepada peserta melalui email sehingga proses distribusinya lebih cepat dan mudah tanpa biaya apapun.

Untuk membuat sertifikat elektronik jika jumlahnya peserta banyak dan proses pembuatannya manual, pastinya akan memerlukan waktu yang lama dan akan menyulitkan pihak panitia. Sebagai solusi cepat membuat sertifikat elektronik, kita bisa menggunakan aplikasi autocrat pada google speedsheet. Bagaimana proses membuat sertifikat dengan menggunakan autocrat, berikut tahapannya:

1. Langkah pertama kita membuka google speedsheet bisa membukanya melalui google drive

Klik tanda + (baru/new) lalu klik google slide maka akan terbuka halaman baru google speedsheet

2. Setelah terbuka halaman baru pada google speedsheet, terlebih dahulu kita akan instal aplikasi autocrat pada add-ons. Caranya klik add-ons dan klik dapatkan add-on

3. Langkah berikutnya cari autocrat pada kolom search, jika sudah ketemu lalu klik dan instal

4. Pilih akun gmail yang akan digunakan, lalu klik akun yang dipilih scroll kebawah dan klik izinkan

5. Jika sudah klik izinkan maka proses instal selesai, langkah berikutnya adalah kita siapkan dulu template sertifikat menggunakan google docs atau google slide. Pada template, isi data lengkap mulai dari nomor sertifikat, kolom buat nama peserta, nama kegiatan, dan tanggal sampai yang menandatangani sertifikat. Pada template pastikan sudah tercantum tandatangan digital dan stempel lembaga jika diperlukan. Untuk data yang berbeda antara satu sertifikat dengan sertifikat lainnya seperti nomor dan nama peserta itu yang akan dibuat sistemnya dengan autocrat. Contoh template sebagai berikut:

6. Langkah selanjutnya membuat data base peserta menggunakan google speedsheet. Pada google speedsheet data yang kita butuhkan adalah data yang akan berubah pada tiap sertifikat, untuk contoh template diatas data yang berbeda antara satu sertifikat dengan sertifikat lainnya adalah <<No>> dan <<Nama>>. Tambah data email peserta untuk pengiriman secara otomatis ke peserta sesuai email yang ditulis peserta.

7. Berikutnya pada untuk menyimpan file sertifikat setelah proses sistem pembuatan sertifikatnya selesai maka kita harus menyiapakan juga satu folder di google drive

8. Setelah siap tempate sertifikat, database peserta dan folder untuk menyimpan hasil sertifikatnya, berikutnya kita mulai menggunakan autocrat dengan membuka file google speedsheet. Bisa menggunakan file database, klik add-ons lalu klik autocrat dan klik oven

9. Selanjutnya akan terbuka aplikasi autocrat dan kita klik new job dan berikan nama jobnya

10. Tahap selanjutnya klik next, lalu kita akan diminta memasukan template yang sudah dibuat. Jika filenya sudah tersedia di drive maka cari filenya di google drive

11. Lanjut klik next maka tahap selanjutnya kita akan masuk ke data yang ada di speedsheet dengan klik sheet 1, klik No dan klik Nama

12. Selanjutnya setelah klik next akan masuk ke halaman untuk tag nama file sertifikat misal Sertifikat Ati Rosidah maka untuk nama kita langsung ketik tag nama contoh (Sertifikat <<Nama>>) dan pilih file pdf untuk hasil sertifikatnya dan klik next

13. Langkah selanjutnya setelah next kita akan diarahkan untuk memilih folder tempat menyimpan sertifikat seluruh peserta dalam bentuk file pdf

14. Berikutnya klik next ada dua langkah berikutnya yang opsional maka lewati saja. Selanjutnya akan masuk ke halaman share docs maka klik yes

Selanjutnya akan terbuka data berikutnya klik yang saya lingkari merah

Berikutnya untuk pengiriman otomatis sertifikat ke email peserta, maka ketik tag email (<<Email>>), berikan subjek emailnya sesuaikan dengan nama sertifikat yang akan kita berikan dan dibawahnya berikan informasi kepada peserta terkait pesan mengenai sertifikat yang kita berikan, dan klik next maka akan terbuka halaman berikutnya klik sesuai yang dilingkari merah dan terakhir klik save.

15. Tahap akhir pada proses ini adalah proses pembuatan otomatis dengan autocrat dengan tampilan sebagai berikut:

Pada tahap ini kita klik tanda segitiga kecil maka prosesnya akan berjalan pembuatan sertifikat, kita tunggu prosesnya sampe tuntas. Akan terlihat progres pengiriman sertifikat sampe sukses terkirim sertifikat kepada seluruh email peserta. Sementara file sertifikat dalam bentuk pdf akan tersimpan dalam folder yang kita siapkan di google drive.

Demikian tahapan pembuatan sertifikat menggunakan autocrat, selamat mencoba.

sumber ilmu: klik disini

Berangkat dari penasaran, karena ikut webinar dan setelah isi survei, sertifikat nya langsung otomatis terkirim via email. Koq bisa? Ternyata memang sudah ada tutorial Membuat Sertifikat dan Mengirimnya Secara Otomatis Melalui Email dengan Google Form

Hal yang perlu dipersiapkan untuk Membuat Sertifikat dan Mengirimnya Secara Otomatis Melalui Email dengan Google Form adalah Template Sertifikat dan Formulir.

Mempersipkan Template Sertifikat

Untuk template sertifikat, kita bisa mendesainnya dengan Google Slide atau Google Doc. Selain itu kita juga dapat mendesain template sertifikat menggunakan Microsoft PowerPoint terlebih dahulu kemudian kita unggah ke google drive dan kita konversi menjadi Google Slide. Dalam contoh ini template sertifikatnya didesain menggunakan Google Slide dengan penampakan sebagai berikut.

Sebagai catatan bahwa untuk isian Nomor, Nama, dan Institusi pada Sertifikat di atas akan dilakukan secara otomatis berdasarkan data yang masukkan pada Google Form. Dengan demikian untuk sertifikat ini isian yang akan berubah-ubah adalah Nomor, Nama, dan Institusi. Untuk isian data-data tersebut, harus dituliskan dengan diapit dengan tanda kurung lancip ganda, misalnya <<Nama>>. Khusus untuk nomor, ditulis dengan kode <<Increment>>, karena nomor urut sertifikat akan diberikan secara otomatis.

Mempersipkan Formulir

Untuk membuat Formulir, dalam folder google drive Sertifikat Webinar klik Baru kemudian Lainnya dan klik Google Formulir.

Selanjutnya isi judul formulir misal Daftar Hadir Seminar Desain Grafis. Kemudian pada Pertanyaan isikan sesuai yang kita butuhkan dalam sertifikat.

Nama : Opsi Jawaban Singkat – Wajib Diisi
Institusi : Opsi Jawaban Singkat – Wajib Diisi

Karena sertifikat ini nantinya akan secara otomatis terkirim melalui Email sesaat setelah pengisian formulir, maka perlu diatur agar formulirnya mengumpulkan alamat Email. Caranya adalah dengan klik Setelan (gambar Gerigi di bagian atas), Beri tanda cek pada pilihan Kumpulkan Alamat Email. Selanjutnya klik Simpan.

Selanjutnya pilih tab menu Presentasi, hilangkan tanda cek pada Tampilkan link untuk menyerahkan tanggapan lain. Hal ini bertujuan untuk membatasi hanya sekali pengisian daftar hadir melalui Google Formulir ini. Kemudian berikan pesan konfirmasi sesuai kebutuhan. Jika telah yakin klik Simpan.

Instalasi Form Publisher

Form Publisher adalah salah satu pengaya atau Add on untuk Google form yang dapat membantu mengotomatiskan pembuatan dokumen dan alur kerja persetujuan dokumen dari Formulir Google. Berikut ini langkah-langkah Instalasi dari Form Publisher.

Klik tombol Lainnya (tanda titik tiga vertikal) di sudut kanan atas, kemudian klik Add-on.

Dari pilihan Add-on yang muncul, Klik Form Publisher.

Selanjutnya klik Install

Klik Lanjutkan

Pilih Akun Gmail, sebaiknya jangan multi login terlebih dahulu.

Klik Izinkan

Tunggu Proses instalasi hingga muncul tampilan di bawah ini dan klik Selesai.

Konfigurasi Form Publisher

Langkah selanjutnya setelah Form Publisher terinstal adalah konfigurasi Form Publisher. Berikut ini adalah uraiannya.

Pilih Template sertifikat yang telah diperisiapkan sebelumnya, karena sudah disiapkan maka tinggal Select template.

Karena template yang dipersiapkan adalah berbentuk Google Slide, maka pilih Tab Presentasi, kemudian pilih file Template Sertifikatnya, selanjutnya klik Pilih

Proses di atas menghasilkan tampilan sebagai berikut.

Dari gambar di atas terluhat bahwa terdapat 1 Statdard Marker, yaitu Incremen, yang akan digunakan untuk membuat nomor urut sertifikat, dan 2 Matching marker, yaitu Nama dan Institusi. Dari tampilan tersebut, klik tombol Next

Pada bagian Generated files title:, boleh ditambahkan untuk penamaan file sertifikatnya, dalam contoh ini diubah menjadiSertifikat <<Increment>> <<Nama>>. Selanjutnya beri tanda cek pada bagian Keep PDF copy in Drive, agar seluruh file PDF sertifikat yang telah dikirm tersimpan juga di Goole Drive Kita.

Selanjutnya klik Next untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Tambahkan pengaturan pada Personalize email notification seperti gambar di bawah ini. Klik Save and Close.